Reply Pilot Analysis

Tento dokument drzi prvni funkcni poradek v uzivatelskych rolich a use cases. Je zamerne vedeny z pohledu produktu, ne z pohledu kontejneru, endpointu nebo databazovych tabulek.

Role

Aktualni role model ma jen jednu aplikacni roli:

• Uzivatel: clovek pracujici s Reply Pilot web UI.

Role zatim nedelime na admina, operatora, obchodnika ani support. Gmail, Jira, OpenAI, CME databaze, search modul a worker nejsou uzivatelske role; jsou to externi nebo podporne systemy.

Use Case Overview

Aktualne pouzitelne UC se daji cist jako jeden produktovy celek nad jednou roli Uzivatel.

UC: Inbox, Odpovedi A Tasky

Tahle oblast pokryva denni praci nad prichozi komunikaci a navazanymi Jira tasky.

UC	Popis
Prochazet inbox	Uzivatel vidi importovana vlakna, strankuje inbox a otevira detail vlakna.
Zobrazit detail vlakna	Uzivatel vidi zpravy ve vlakne, prilohy, navazane firmy a requirement evidenci.
Otevrit vlakno v Gmailu	Pri vyplnenem profilu muze prejit na odpovidajici Gmail thread.
Spustit import schranky	Uzivatel muze rucne zaqueueovat nebo spustit import/sync mailboxu.
Vygenerovat navrh odpovedi	Uzivatel vybere kontext a prompt, Reply Pilot vygeneruje navrh pres AI.
Pouzit pripraveny draft	Uzivatel muze vlozit predpripraveny reply draft jako zaklad odpovedi.
Vytvorit Gmail draft	Uzivatel ulozi pripravenou odpoved jako Gmail draft.
Odeslat odpoved	Uzivatel odesle odpoved z Reply Pilotu pres Gmail integraci.
Vytvorit task z e-mailu	Uzivatel zalozi Jira task nad firmou navazanou na e-mailove vlakno.
Pripojit vlakno k tasku	Uzivatel navaze aktualni e-mailove vlakno na existujici task stejne firmy.
Resit moje tasky	Uzivatel vidi svoje akcni tasky, muze prejit na odpoved nebo detail tasku.
Upravit task	Uzivatel meni summary, popis, assignee, feed stav a ZT flag v Jira i lokalni cache.
Synchronizovat task s Jira	Uzivatel rucne dotahne stav z Jira issue do lokalniho tasku.

UC: Data, Firmy A Requirementy

Tahle oblast pokryva orientaci v party/activity modelu, rucni opravy dat a kontrolu atributu dodavatelu.

UC	Popis
Hledat napric daty	Uzivatel fulltextove hleda v e-mailech, aktivitach, firmach a osobach.
Otevrit signpost	Uzivatel se dostane na rozcestnik prehledu a podpurnych workflow.
Prochazet firmy	Uzivatel strankuje a filtruje firmy podle nazvu, CME vazby, ZT, feedu a review stavu.
Otevrit detail firmy	Uzivatel vidi zaklad firmy, kontakty, osoby, historii, requirementy a evidenci.
Filtrovat historii firmy podle kontaktu	Uzivatel omezi activity feed firmy na konkretni e-mailovy kontakt.
Upravit firmu	Uzivatel meni obchodni nazev, pravni nazev, ICO, DIC a viditelnost firmy.
Sloucit duplicitu firmy	Uzivatel vyhleda duplicitni firmu a slouci ji do aktualni firmy.
Rucne revidovat requirement	Uzivatel potvrdi nebo zamitne ZT, feed URL nebo identifikator dodavatele.
Zpracovat vybrane firmy	Uzivatel spusti requirement backfill/evaluation pro vybrane firmy.
Sledovat requirement monitoring	Uzivatel vidi stav worker jobu a presnost atributove pipeline.
Prochazet osoby, kontakty, e-maily a aktivity	Uzivatel otevira seznamy a detaily objektu z party/activity modelu.
Prochazet vsechny tasky	Uzivatel vidi operativni prehled tasku napric uzivateli.

UC: Lead Import A Konfigurace Prace

Tahle oblast pokryva serverovy import leadu ze scoutingu, pripravu prvniho osloveni a katalog promptu/sablon, ktere uzivatel pri praci pouziva.

UC	Popis
Vybrat importni soubor	Uzivatel vybere serverovy JSONL soubor s leady.
Zalozit lead import batch	Reply Pilot zalozi batch a presune uzivatele na dalsi pending polozku.
Revidovat lead	Uzivatel kontroluje dodavatele, kontaktni data, AI podklad a matching na existujici firmu.
Vygenerovat outreach	Uzivatel vybere import prompt a necha pripravit prvni oslovovaci e-mail.
Vytvorit outreach draft	Uzivatel ulozi outreach jako Gmail draft.
Odeslat outreach	Uzivatel odesle prvni osloveni pres Gmail integraci.
Odeslat a importovat lead	Uzivatel v jednom kroku odesle e-mail, zalozi firmu/kontakty, ulozi aktivitu a vytvori Jira task.
Importovat bez odeslani	Uzivatel zalozi lead do Reply Pilot dat bez okamziteho odeslani e-mailu.
Preskocit lead	Uzivatel odlozi polozku bez finalniho rozhodnuti.
Oznacit jako neoslovovat	Uzivatel nastavi do-not-contact stav s povinnou poznamkou.
Spravovat AI prompty	Uzivatel vytvari, upravuje a maze prompty pro reply a import workflow.
Spravovat reply drafty	Uzivatel vytvari, upravuje a maze predpripravene odpovedi.
Spravovat profil	Uzivatel uklada hlavne Gmail mailbox link pro proklik do Gmailu.
Prihlasit se a odhlasit se	Uzivatel pracuje pres simple auth, pokud je v runtime zapnuta.

Podporne Automatizace

Tyto procesy nejsou samostatne uzivatelske role, ale meni stav dat, se kterym uzivatel pracuje:

• Gmail watch a mailbox import pres reply-pilot-worker.
• CME company check nad firmami.
• Jira task sync do lokalni cache.
• AI klasifikace requirement kandidatu.
• Agregace finalnich requirement stavu.
• Search sync do reply-pilot-search.

Process zavadani dodavatelu

co potrebujeme:

• Ke kazdemu dodavateli mame task, ktery sleduje stav zavedeni dodavatele.
• Kdy prijde odpoved, musi se priradit konkretni osobe, ktera pripravi na odpoved
• Chci tim zajistit, abych mohl mit task na reseni zavedeni dodavatele, vedet, ze je mam k firmam 1:1 a zaroven umit davat tasky na osoby, na odpovidani na konkretni emaily
• Ke kazdemu vlaknu mame jednu osobu za vlakno odpovednou
• Jedno vlakni ma jeden task.
• Task na zavedeni neni to same, jak odpovedi z vlaken.

• Tasky na odpovedi a zavedeni musi byt navazany

• Kdy se zaviraji tasky na vlakna? Jaky je livecycle?

• Je to rozumne mit dva tasky? asi ruzne workflow?

Jira Lifecycles

Soucasny export Jira workflow pro statusy zavedeni dodavatele rika, ze ze statusu nejsou nakonfigurovane odchozi transitions. V analyza dokumentu je proto bereme jako aktualni status katalog a nize kreslime cilovy produktovy lifecycle, ktery chceme v Reply Pilotu a pripadne v Jira workflow hlidat.

Zakladni rozhodnuti:

• task Zavedeni dodavatele je dlouhodoby task nad firmou a ma byt 1:1 k dodavateli v aktivnim onboarding procesu;
• task Odpoved na emailove vlakno je kratkodoby komunikacni task nad vlaknem a ma byt 1:1 k emailovemu vlaknu;
• task odpovedi je navazany na task zavedeni dodavatele;
• jedno vlakno ma jednoho odpovedneho uzivatele;
• nova odpoved ve stejnem vlakne nema zakladat novy thread task, ale znovu otevrit existujici task vlakna.